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Quase 800 quilos de documentos da Polícia Civil de Mato Grosso que perderam a validade foram descartados nesta terça-feira (29.08). Realizado pela 2ª vez neste ano, o processo de descarte oficial ocorreu em uma empresa de reciclagem, em Várzea Grande.

Foram destruídos 211 caixas box, totalizando 29,54 metros lineares de papéis, que passaram do prazo de guarda e cumpriram a temporalidade de acordo com o Código de Classificação de Documentos.

Os documentos refere-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 1984 à 2019, bem como estavam acondicionado no Arquivo Central, da Diretoria de Execução Estratégica (DEE).

Todo material foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente fragmentado em uma máquina específica e transformado em material reciclado.

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O Arquivo Central da Polícia Civil, localizado no bairro CPA III, em Cuiabá, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.

Em razão da grande quantidade de documentos guardados, o Arquivo Central iniciou o processo de catalogação dos papéis, sem valor e validade, visando a destruição.

Com esse descarte são desocupados algumas prateleiras e assim passamos a receber novamente as demandas de delegacias do interior e da capital, que não possuem espaço físico para guardar esses documentos.

O processo de eliminação de documentos deve ser realizado de forma criteriosa, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.

São selecionados documentos cuja destinação seria o descarte. Para isso, existe a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por um grupo multidisciplinar, que exerce o papel fundamental na orientação e efetivação do processo de eliminação de documentos, responsável pela análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito de atuação do órgão ou entidade, visando garantir o cumprimento da legislação e normas vigentes.

A destinação final é estabelecida em tabela de temporalidade, bem como cada documento tem um prazo de guarda específico, até mesmo o de guarda permanente.

A Lista de Eliminação passa pela aprovação da Comissão e, posteriormente, é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação.

O edital de ciência de eliminação destes documentos (nº. 02/2023), foi publicado no Diário Oficial no mês de julho. Correram mais 30 dias de prazo de manifestações contrárias, até que a realização do descarte nesta terça-feira (29).

O trabalho desenvolvido pelo Arquivo Central da Polícia Civil, antecipa as determinações da Instrução Normativa da SEPLAG, a qual estabelece procedimentos aos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado, na execução das normas e procedimentos estabelecidos pela Política de Gestão Documental.

Classificação dos documentos

São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.