Fiscal deve documentar todas as ocorrências verificadas na execução de contratos

Todas as ocorrências verificadas pelo fiscal de contratos devem ser documentadas. Esta foi uma das instruções da Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) em capacitação realizada neste mês a mais de 200 fiscais de contratos do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso como parte do “Programa CGE ORIENTA – Estado Íntegro e Eficaz”.

As ocorrências relacionadas à execução do contrato devem ser anotadas em registro próprio (manual ou eletrônico), sejam elas positivas ou negativas. Se negativas, como atrasos nos prazos de entrega, defeitos ou má qualidade dos bens e serviços contratados, o fiscal deve cientificar a empresa para a regularização das falhas observadas.

Não atendida a notificação no prazo fixado, o fiscal deve informar o gestor do contrato para que proceda às providências sancionatórias, como advertência, multa, declaração de inidoneidade para licitar e contratar com a administração pública ou até rescisão contratual.

Cada contrato deve ter um fiscal designado por portaria pela autoridade máxima do órgão ou entidade. Quando da publicação do ato no Diário Oficial, o servidor deve ser formalmente cientificado da designação, conforme acórdão do Tribunal de Contas da União (TCU).

Atribuições

A portaria de designação do fiscal deve definir, expressamente, as atribuições do fiscal. De forma geral, as competências do fiscal também estão disponíveis na Orientação Técnica nº 12/2017 da CGE-MT, no Manual de Fiscalização de Contratos do Tribunal de Contas do Estado (TCE-MT) e no Decreto Estadual nº 840/2017.

“O fiscal deve conhecer suas atribuições para garantir que o contrato seja executado de acordo com o estabelecido no instrumento contratual, objetivando a defesa do interesse público e dos princípios da licitação”, ressaltou o auditor Orlando Estevens Cames, instrutor da capacitação.

Uma das atribuições é somente receber o objeto se estiver de acordo com as especificações do empenho e da proposta nos aspectos quantitativos e qualitativos (total ou parcial) e encaminhar a nota fiscal para pagamento. “Só deve atestar a nota, caso a integralidade da mesma tenha sido executada”, advertiu o auditor.

Também compete ao fiscal dirigir-se formalmente ao preposto da contratada para resolver qualquer problema na execução do objeto, fazer-se presente no local da execução do contrato e manter controle das notas fiscais emitidas a fim de evitar que o valor do contrato seja ultrapassado. “O fiscal também não só pode como deve propor alterações contratuais ao gestor do contrato”, observou o instrutor.

Primeiras providências

O instrutor recomendou que, assim que for designado fiscal, o servidor público deve procurar conhecer o contrato, obter a relação nominal dos funcionários quando envolver contrato de mão de obra, identificar o responsável da empresa (preposto) para se comunicar e realizar a primeira reunião com o preposto e demais envolvidos para planejamento do trabalho.

Impossibilidade de recusa

Um dos questionamentos mais recorrentes é se o servidor pode se recusar a ser fiscal de contratos. O auditor da CGE explicou que, em regra, não pode, por causa do dever funcional de cumprir ordens superiores. Porém, o servidor pode ser dispensado da função caso declare formalmente não possuir conhecimento técnico suficiente para fiscalizar o objeto do contrato.