Mais de 3,5 tonelada de documentos da Polícia Civil de Mato Grosso que perderam a validade foram descartadas nesta terça-feira (02.01). O descarte das 934 caixas box, totalizando 130,76 metros lineares de papéis relativos aos conjuntos documentais, aconteceu em uma empresa de reciclagem, no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande.

O montante de documentos que passou do prazo de guarda (tempo de validade) estava acondicionado no Arquivo Central da PJC, da Diretoria de Execução Estratégica (DEE), e refere-se a procedimentos das unidades policiais entre os anos de 1973 A 2021.

Todo material foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente picotados em uma máquina específica e transformado em material reciclado.

O ato de eliminação obedece aos critérios da Resolução nº 40, do Conselho Nacional de Arquivos, datada de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos. O primeiro descarte ocorreu em junho de 2017, com a destruição de 5 toneladas de documentos diversos.

O Arquivo Central da Polícia Judiciária Civil, localizado na Rua 2, Setor 2 do bairro CPA III, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da Instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.

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Conforme a investigadora e membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Glauce Regina Pacheco Correa, em razão da grande quantidade de documentos guardados, o Arquivo Central iniciou o processo de catalogação dos papéis, sem valor e validade, visando a destruição.

A investigado explica que com esse descarte são desocupados algumas prateleiras e assim passamos a receber novamente as demandas de delegacias do interior e da capital, que não possuem espaço físico para guardar esses documentos.

Glauce também ressalta que a eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.

Uma vez selecionados, a lista de documentos passa pela aprovação da Comissão e, posteriormente, é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação.

Após autorização, o edital de ciência do processo de eliminação de documentos 03/2023 foi publicado no Diário Oficial de 28 de novembro de 2023, correndo então mais 30 dias de prazo de manifestações contrárias.

Atualmente a Polícia Civil possui duas servidoras, membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, da Secretaria de Estado de Segurança Pública, sendo elas: Glauce Regina Pacheco Corrêa e Kleize Tarcys.

O trabalho que vem sendo desenvolvido pelo Arquivo Central da PJC, antecipa as determinações da Instrução Normativa da SEPLAG, a qual estabelece procedimentos aos Órgãos e Entidades do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, na execução das normas e procedimentos estabelecidos pela Política de Gestão Documental.

Classificação dos documentos

São considerados arquivos, o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, entidades privadas, em decorrência de sua atividade, e ainda por pessoas físicas. Os documentos são classificados como correntes – aqueles que constituem objetos de consulta frequente; intermediários – aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam sua eliminação ou guarda permanente; e os documentos permanentes – aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados.